Hastanemiz Ambar Birimi Görev ve Sorumlulukları
Hastanemiz Ambar Birimi, kurumumuzun tıbbi ve idari tüketim malzemeleri ihtiyacının planlanması, güvenli stok yönetimi, etkin dağıtımı ve tüm süreçlerin standart prosedürlere uygun şekilde yürütülmesinden sorumludur. Birimimiz, Sağlık Bakanlığı Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine tam uyum içerisinde faaliyet göstermektedir.
Temel Görev ve Sorumluluklar:
Teslim Alma ve Muayene: Satın Alma Birimi tarafından temin edilen malzemeler, ilgili Muayene ve Kabul Komisyonu ile birlikte teslim alınır; fiziki uygunluk, miktar, kalite ve teknik şartnamelere uygunluk kontrolü yapılır.
Depolama ve Muhafaza: Teslim alınan tüm malzemeler, cins ve özelliklerine uygun olarak tasnif edilir; bozulma, kayıp veya hasara yol açmayacak şekilde güvenli depolama koşullarında muhafaza edilir.
Stok ve Dağıtım Yönetimi: Birimlerden gelen talep doğrultusunda, malzemelerin sistemli bir şekilde sevkiyatı gerçekleştirilir. Malzeme çıkış işlemleri, Taşınır İşlem Fişi (TİF) ile kayıt altına alınır.
Kayıt ve Envanter Kontrolü: Tüm malzeme giriş-çıkış hareketleri, günlük olarak taşınır kayıt kontrol sistemi üzerinden takip edilir ve kayıt altına alınır. Düzenli fiziki envanter sayımları yapılarak kayıtlı verilerle mutabakat sağlanır.
Son Kullanım Tarihi (SKT) Takibi: Depoda bulunan malzemelerin son kullanım tarihleri düzenli olarak kontrol edilir. SKT'si yaklaşan malzemeler, öncelikli olarak sevk edilerek huruç oluşmasının önüne geçilir ve israf engellenir.
Stok Seviye Optimizasyonu: Talep ve tüketim analizlerine dayalı olarak azami ve asgari stok seviyeleri belirlenir. Kritik stok altı seviyelere düşen malzemeler, zamanında Satın Alma Birimi'ne bildirilerek hizmet kesintisi yaşanması önlenir.
Fazla Stok Yönetimi: Kullanım fazlası olan veya ihtiyaç dışı malzemeler tespit edilerek, sorumlu idari birime bildirilir. İdarenin onayı ile bu malzemeler, Ayniyat Tesellüm Makbuzu karşılığında ihtiyaç duyan diğer kurumlara devredilir.
Tahmin ve Planlama: Gelecek yıla ait malzeme ihtiyaçları birimlerle koordineli şekilde tespit edilerek, bütçe ve satın alma planlaması için ilgili birimlere raporlanır.
Mali ve İdari Raporlama: Yılsonu stok durumu, tüketim miktarları ve mali verileri içeren hesap cetvelleri ile gerekli diğer idari raporlamalar hazırlanır.
Hastanemiz Ayniyat (Taşınır Mal) Birimi Görev ve Sorumlulukları
Ayniyat Birimi, kurumumuzun tüm taşınır mallarının (demirbaş, tüketim malzemesi vb.) kaydı, muhafazası, devri, terkini ve mevzuata uygun idaresinden sorumludur. Birim, Sağlık Bakanlığı Taşınır Mal Yönetmeliği (Ayniyat Talimatnamesi) hükümlerine göre faaliyet göstermektedir.
Temel Görev ve Sorumlulukları:
Kayıt ve Tesellüm: Satın alınan veya başka kurumlardan devralınan tüm taşınır malların (demirbaş, kırtasiye, teknik malzeme) sayımı yapılarak, hukuki geçerliliği olan Ayniyat Tesellüm Makbuzu düzenlenir.
Muayene ve Kabul Süreci: Teslim alınan taşınır mallar için Muayene ve Kabul Tutanağını hazırlayarak, ilgili komisyonun incelemesine sunar.
Muhasebe Entegrasyonu: Muayenesi tamamlanan işlemlere ait evraklar, gider tahakkuku ve ödeme süreçleri için muhasebe birimine eksiksiz olarak iletir.
Demirbaş Yönetimi: Hastanenin tüm birimlerindeki demirbaş eşyalar, bulundukları oda ve sorumlu personel bilgileri ile Zimmet Fişi kullanılarak kayıt altına alınır. Bu listeler ilgili birimlerde muhafaza edilir ve periyodik kontrollerle güncelliği sağlanır.
Terkin ve Kayıttan Düşme İşlemleri: Kullanılamaz duruma gelen, bozulan veya teknolojik ömrünü tamamlayan demirbaşlar için ilgili birimlerce tutulan Terkîn Tutanağına istinaden, kayıtlardan düşüm işlemleri yürütülür.
Sayım ve Envanter İşlemleri: Yıllık periyotlarla veya ihtiyaç halinde, tüm sağlık tesisi genelinde taşınır mal ve demirbaş sayımı gerçekleştirilir.
Hizmet Alımı Süreç Desteği: Yapılan hizmet işleri için Hizmet İfa Tutanağının düzenlenmesi sürecinde idari ve teknik destek sağlar.
Mali Mutabakat: Ay içinde ve yıl sonunda yapılan tüm taşınır mal işlemlerine dair veriler, Saymanlık/Muhasebe birimi ile karşılaştırılarak mutabakatı sağlanır.
Mevzuat Takibi: Taşınır mallarla ilgili yayımlanan genelge, yönetmelik ve diğer mevzuat değişiklikleri takip edilerek, kurum içi uyum süreçleri yönetilir ve gerekli yazışmalar yapılır.