Evrak Kayıt Birimi - Tuzlukçu Şehit Halim Ünal Devlet Hastanesi
TUZLUKÇU ŞEHİT HALİM ÜNAL DEVLET HASTANESİ
EVRAK KAYIT BİRİMİ
👥 Birim Sorumluları
Şef: Melike Kılıç Nas
Sorumlular: Fadime Doğan, Esma Sandıkçı, Halil Tüfek
📋 Genel Tanım ve Önem
Evrak Kayıt birimi, hastanenin "hafızası" olarak tanımlanabilir. Hastane içinde üretilen veya dışarıdan gelen tüm yazılı ve elektronik belgelerin sistematik bir şekilde kaydedildiği, sınıflandırıldığı, arşivlendiği ve talep edildiğinde hızlıca ulaşılabildiği merkezi bir birimdir. Birimin en önemli görevi, hasta mahremiyetine uygun, güvenli, hızlı ve etkin bir belge yönetim sistemi kurmak ve işletmektir.
📊 Görev ve Sorumluluklar
• Birim yönetimi ve personel organizasyonu
• Arşiv ve dosya yönetim sisteminin kurulması
• Hasta dosyası (tıbbi kayıt) yönetimi
• Evrak giriş-çıkış ve dağıtım kontrolü
• Yasal uyum ve mahremiyet yönetimi
• Talep ve bilgi edinme süreçleri
• Raporlama ve iyileştirme çalışmaları
• Hasta dosyası oluşturma ve takip sistemi
• Dış talep karşılama ve resmi yazışmalar
• Arşivleme ve saklama süreçleri
🔄 Birim İşleyiş Süreçleri
1. Hasta Dosyası Oluşturma: HBYS üzerinden hasta kaydı yapılarak fiziksel veya dijital dosya oluşturulur
2. Dosya Talep ve Sevkiyat: Talepler HBYS üzerinden alınır, dosyalar ilgili birimlere sevk edilir
3. Dosya İşleme ve Arşiv: Tedavi sonrası dosyalar kontrol edilerek arşive geri kaldırılır
4. Dış Talep Karşılama: Mahkeme ve resmi kurum talepleri yasal prosedürlere uygun şekilde yanıtlanır
5. Arşivleme ve Saklama: Fiziksel ve elektronik dosyalar güvenli şekilde saklanır, yasal süreler takip edilir
Evrak Kayıt - Şef Sekreterlik birimi hastanemizin 1. katında Başhekimlik koridorunda bulunmaktadır.
18 Kasım 2024